Ако някога сте се чудили дали има конкретни срокове за съхранение на счетоводни документи, отговорът е да!
Освен че има време, в което е позволено да съхраняваме тези документи, има и начин, по който трябва да се съхраняват, иначе можем да си докараме сериозни глоби и санкции.
Няма значение дали имаме малък или голям бизнес. Ако не спазваме законовите разпоредби за срокове за съхранение на счетоводни документи и начина им за съхранение, със сигурност ще имаме проблеми.
За да минимализираме рисковете и да сме напълно запознати с тези правила, в следващите редове на тази статия на MKA Финанс ще разгледаме какви са изискванията за съхранение на документи в България и как можем да организираме архива си по начин, който да ни спести време и усилия в бъдеще.
Защо е важно да знаем кои са срокове за съхранение на счетоводни документи?
Спазването на срокове за съхранение на счетоводни документи не е просто административна задача, част от счетоводни услуги, или формалност.
Коректното спазване е изключително важно, за да избегнем всички глоби и санкции, които държавата предвижда. Знаейки времето и правилният начин за съхранение на документите, ние намаляваме възможността да бъдем неприятно изненадани при евентуални проверки и ревизии.
В България имаме ясни закони, които посочват какви са срокове за съхранение на счетоводни документи и какво ни очаква, ако не ги спазим.
Но освен за държавата, спазването на срокове за съхранение на счетоводни документи е важно и за нас самите. Често пренебрегваме правилното архивиране, което води до претрупване на архивите, било то физически или електронни.
Правилното съхранение ще ни спести време, усилия, място, а и санкции.
Видове счетоводни документи и техните срокове за съхранение
№1. Срокове за съхранение на счетоводни документи за ведомости за заплати
По закон срокове за съхранение на счетоводни документи за ведомости за заплати е 50 години.
Ако не сте запознати какво съдържат те, в тях е налична информация за заплатите на служителите, осигуровките и допълнителните възнаграждения. Всички те са важни за изчисляване на пенсионните права и задължение в бъдеще.
Тези документи са важни за доказване на правотата на служителите в случай, че изникне проблем с пенсионирането или социалните осигуровки.
№2. Срокове за съхранение на счетоводни регистри и финансови отчети
Срокове за съхранение на счетоводни регистри и финансови отчети е 10 години.
Този период започва от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.
В тази група влизат ГФО – Годишен финансов отчет, оборотни ведомости, отчети от фискални устройства и др.
С тези документи се доказва финансовото състояние на фирмата. Отговор са на стабилността и рентабилността ѝ. А и са основен източник на информация при данъчни проверки или проверка от НАП на на физическо лице.
№ 3. Срокове за съхранение на счетоводни документи за данъчно-осигурителен контрол
Срокове за съхранение на счетоводни документи за данъчно-осигурителен контрол са 5 години.
Тук се включват всички фактури за покупки и продажби, данъчни декларации, справка-декларация за ДДС, дневник за покупките и др.
Ако не съхраняваме тези документи, възможността да се сблъскаме с глоби и санкции е огромна. Но не трябва да превишаваме и срокове за съхранение на счетоводни документи.
С тези документи не само можем да избегнем глобите, но и да предотвратим проблеми с данъчните и НАП.
№ 4. Срокове за съхранение на счетоводни документи на всички останали носители на счетоводна информация
За документите, които не попадат в нито една от горните категории, но са част от чл.42 от ЗСч, срокът за съхранение е 3 години.
Тези документи не са основна част от счетоводството, но въпреки това имат значение за проследяване на финансовите операции на фирмата.
Съхранението на тези документи помага за поддържане на коректна финансова документация, която може да е от полза при вътрешни проверки или одити.
№ 5. Данъчни документи, издадени по реда на ЗЗДС
Всички данъчни документи, които се издават по реда на ЗЗДС се съхраняват в срок до 5 години.
В тази група попадат фактурата, известието към фактурата и протоколът, свързани с данъка върху добавена стойност.
Този срок покрива периода, в който публичното задължение може да бъде предявено и служи като доказателство за извършените данъчни операции.
№ 6. Срокове за съхранение на отчетни документи по Наредба № Н-18
Документите включени към Наредба № Н-18, включително книгите за дневните финансови отчети от фискалните устройства, всякакъв вид касови бележки трябва да се съхраняват за срок от 5 години.
След изтичането на срока, тези документи трябва да бъдат унищожени.
№ 7. Срокове за съхранение на счетоводни документи контролни ленти на електронен носител (КЛЕН)
Контролните ленти на електронен носител, известни като КЛЕН, трябва да бъдат съхранявани за срок от 3 години. Тези документи са част от стационарните обекти и автомати за обслужване.
Какво се случва след изтичането на срокове за съхранение на счетоводни документи?
Вече знаем срокове за съхранение на счетоводни документи. Въпросът, който изниква след това е „Какво да правим, когато той изтече?”.
В България по закон можем да унищожим документите с изтекъл срок, но това трябва да бъде направено изключително внимателно особено ако те съдържат лични данни.
Важно е да спазваме и изискванията на GDPR, за да избегнем потенциални правни проблеми.
Препоръчваме да се запознаете с начините на унищожение на документите преди да предприемете тази стъпка.
ВНИМАНИЕ: На унищожение не подлежат документи, които трябва да бъдат предадени в Националният архивен фонд или в Националния осигурителен институт.
Разгледайте още от блога на MKA Finance:
Отчитане на приходи от свободна професия | МКАФинанс
Трябва ли да подавам данъчна декларация при продажба на имот?